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Die sechs Hauptursachen von schlechten Meetings –
und wie Du sie vermeiden kannst.
Meetings sind ein unverzichtbarer, viel zu oft aber auch ein sehr langweiliger Bestandteil des Arbeitslebens. In vielen Firmen sind sie zeitraubend und ineffektiv. Sicher hast Du auch schon das zweifelhafte Vergnügen gehabt solch einem Meeting beizuwohnen…
Als Führungskraft ist es an Dir, sicherzustellen, dass die Treffen, die Du hast produktiv und zielgerichtet sind. Das kannst Du mit wenigen Regeln sicherstellen. In diesem Artikel zeigen wir Dir die 6 Hauptursachen für schlechte Zusammenkünfte und geben Dir praktische Tipps, wie Du diese vermeiden kannst.
Fehlende Agenda und klare Ziele
Ohne eine klare Agenda und definierte Ziele verlieren Meetings schnell ihren Fokus. Teilnehmer wissen nicht, worum es geht, und wertvolle Zeit wird verschwendet.
Lösung: Setze vor jedem Meeting eine klare Agenda und kommuniziere die Ziele. Sorge dafür, dass alle Teilnehmer diese vorab erhalten und sich entsprechend vorbereiten können. Du kannst auch eine kurze Agenda aufstellen, die während des Meetings sichtbar bleibt, um den Fokus zu behalten.
Überlange Meetings
Lange Konferenzen führen zu Müdigkeit und Unaufmerksamkeit. Teilnehmer schalten mental ab und die Produktivität sinkt.
Lösung: Halte Meetings so kurz wie möglich. Plane sie effizient und bleibe strikt bei der Agenda. Es ist besser, mehrere kurze, fokussierte Meetings abzuhalten als ein langes, ausuferndes. Du wirst sehen, dass kürzere Meetings die Aufmerksamkeit und das Engagement der Teilnehmer deutlich steigern.
Jeder ist eingeladen
In vielen Unternehmen wird eher nach Gehaltsstufe als tatsächlicher Zuständigkeit eingeladen… Nur damit sich ja niemand übergangen fühlt.
Die logische Folge ist ein viel zu großer Teilnehmerkreis und desinteressierte “Beisitzer“.
Lösung: Der eingeladene Personenkreis sollte so klein wie möglich sein. Wer am Entscheidungsprozess nicht beteiligt sein muss, ist nicht im Meeting! Wenn das im Vorfeld klar kommuniziert und als Regel klar definiert und konsequent umgesetzt wird, fühlt sich auch niemand auf den Schlips getreten.
Mangelnde Moderation
Ohne eine starke Moderation tendieren Meetings dazu, abzudriften. Diskussionen werden unstrukturiert und Themen wiederholen sich.
Lösung: Übernimm als Führungskraft die Rolle des Moderators oder bestimme jemanden dafür. Eine gute Moderation sorgt dafür, dass die Agenda eingehalten wird, alle zu Wort kommen und Diskussionen produktiv bleiben. Du kannst durch gezieltes Eingreifen sicherstellen, dass die Zusammenkunft auf Kurs bleibt und die gesteckten Ziele erreicht werden.
Unklare Verantwortlichkeiten & Timelines
Wenn nach dem Meeting nicht klar ist, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und bis wann diese zu erledigen sind, werden Entscheidungen nicht umgesetzt und Projekte kommen nicht voran.
Lösung: Definiere am Ende des Meetings klar und deutlich, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Fasse die Ergebnisse und nächsten Schritte zusammen und stelle sicher, dass jeder Teilnehmer weiß, was bis wann von ihm erwartet wird. Du kannst auch Follow-up-Mails versenden, um die Verantwortlichkeiten schriftlich zu bestätigen.
Fehlendes Feedback und fehlende Nachbereitung
Ohne Feedback können sich Gespräch & Moderator nicht weiterentwickeln. Bedürfnisse der Teilnehmer werden nicht gesehen und Verbesserungen bleiben aus.
Gibt es keine Nachbereitung werden Beschlüsse vergessen und mögliche Missverständnisse nicht aufgedeckt.
Lösung: Frage regelmäßig nach Feedback. Was lief gut? Was könnte verbessert werden? Nutze dieses Feedback, um zukünftige Meetings effektiver zu gestalten. Du kannst auch kurze Nachbereitungsdokumente erstellen, die die wichtigsten Punkte und Beschlüsse des Meetings festhalten.
Fazit
Effektive Meetings sind kein Zufall, sondern das Ergebnis gezielter Planung und konsequenter Durchführung. Indem Du diese 6 Hauptursachen für schlechte Meetings vermeidest, kannst Du die Effizienz und Produktivität Deiner Teamtreffen deutlich steigern. So werden Deine Besprechungen zu wertvollen Werkzeugen des Erfolgs.
In Rahmen Deines Leaders Excellence Mentoring behandeln wir das Thema Meetings regelmäßig ausführlich und detailliert.
