Das Aufschieben ungeliebter Tätigkeiten und Entscheidungen

Es verursacht Stress – Stau.

Setze Dir einen Termin zu jeder Tätigkeit und erledige sie auch genau dann.

Alles, was Du innerhalb von 60 Sekunden erledigen kannst, mache immer sofort!

Es wird kein klares Ziel definiert

Beschreibe ein Ziel für eine Aufgabe: bis Wann, Wer, Wohin, mit welchem Ergebnis? Und trage es in Deinen Kalender ein. Was nicht im Kalender steht, gibt es nicht!

Ablenkung am Arbeitsplatz: Lärm, Radio, falsches Licht

Gestalte Deinen Arbeitsplatz physiologisch sinnvoll: angenehm und persönlich, ruhig, ohne Hintergrundrauschen und mit gutem Licht. Bereite den Arbeitsplatz gut vor, so dass Du nicht von abgelenkt wirst.

Ablenkung durch Kollegen

Vereinbart ein Silence-Signal, um Störungen zu vermeiden. Dein Kollege kann nicht wissen, wann Du im Flow bist oder gerade Ruhe. Ein Bitte-nicht-stören-Schild o.ä. wirkt Wunder.

Ablenkung durch eingehende E-Mails und private Internetrecherchen

Konzentriere Dich auf die jeweilige Aufgabe. Eingehende E-Mails nicht beachten und Benachrichtigungen ausstellen, auch die leisen!!! und zu einem bestimmten, späteren Zeitpunkt bearbeitet, z.B. zu jeder vollen Stunde.

Ablenkung durch Telefon: Ständige Erreichbarkeit

Blocke Zeiten, in denen Dein Telefon aus ist. Du kannst immer noch zurückrufen, sobald es DEIN Zeitfenster zulässt.

Ablenkung durch Social Media

Wie schnell die Zeit vergeht, wenn man sich bei Facebook oder YouTube oder TikTok mal kurz umschaut… Setze Dir dafür einen klaren Rahmen. Die Erlaubnis für 10 Minuten Social-Media könnte zum Beispiel die Belohnung für eine erledigte (größere) Aufgabe sein. Am besten einen Wecker stellen.

Ungeordnete Notizzettelwirtschaft 

Lege Dir eine feste Kladde für handgeschriebene Notizen und Ideen an, die Du immer griffbereit hast.

Oder eben ein Dokument auf den Desktop.

Unaufgeräumtes Büro und überhäufter Schreibtisch

Investiere einmal zwei Stunden, um Ordnung zu schaffen. Das gilt auch für das Datenchaos auf dem Rechner ????.

Bei Quasselstrippen nicht „STOP“ sagen können

Überlege Dir eine höfliche Formulierung, mit der Du Vielredner unterbrechen kannst, insbesondere auch am Telefon. Du darfst Menschen auch mal ins Wort fallen, wenn kein Ende in Sicht ist.

Bei Anfragen nicht „NEIN“ sagen können

„Kannst Du mal eben…“ Gehörst Du zu denjenigen, die reflexartig „Ja, klar, mach’ ich“ sagen? 

Halte einen Moment inne, bevor Du antwortest und sage dann: Ich habe selbst einen Riesenberg Arbeit hier, wer kann das noch machen?  Oder: Was brauchst Du, um es selbst zu erledigen?

Wenn es wirklich Deine Aufgabe ist: Frage nach, bis wann die Aufgabe tatsächlich erledigt sein soll. 

Alles auf einmal, möglichst viel und 150 % erledigen wollen.

Ordne Deine Aufgaben nach Wichtigkeit: A-B-C-D-Aufgaben (Das Eisenhower-Prinzip). 

Erledige die Aufgaben in dieser Reihenfolge. Und dafür wende die Pareto-Regel an: 80 % reichen meistens.

Zu wenig Pausen

Was sich paradox anhört, ist tatsächlich wahr: Wenn Du mehr Pausen machst, bist Du effektiver. Du schaffst mehr in kürzerer Zeit. Nutze einen Kurzzeitwecker, um immer maximal 40 Minuten zu arbeiten. Dann 3 Minuten Pause, in der Du z.B. in die Luft starrst, ein Glas Wasser trinkst, Dir Zeit zum tief durchatmen nimmst o.ä.…

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Viel Zeit und Erfolg bei der Umsetzung.

Alexandra & Marc